Aplikasi Perkantoran di Era Cloud Computing

Create By : Mutiara Aisyah | July 7, 2012 |

 Salah satu jenis aplikasi Cloud Computing kategori SaaS (Software-as-a-Service) yang berkembang sangat pesat dan banyak digunakan oleh masyarakat adalah aplikasi perkantoran. Di Indonesia, aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing belum banyak digunakan secara luas di masyarakat. Hal ini salah satunya disebabkan oleh masih minimnya informasi dan resource mengenai pemanfaatan aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing.

Seiring dengan semakin luasnya perkembangan infrastruktur dan jangkauan jaringan internet di Indonesia, saat ini beberapa lembaga atau organisasi mulai membiasakan penggunaan aplikasi perkantoran seperti word processor, spreadsheet atau CRM berbasis Cloud Computing. Sebagian besar pengguna yang memilih aplikasi berbasis cloud computing disebabkan karena alasan berikut :

• Terbebas dari CAPEX (Capital Expense) untuk pengadaan lisensi software
• Mengalihkan biaya CAPEX (Capital Expense) menjadi OPEX (Operational Expense) dengan cukup mengeluarkan biaya langganan tiap bulan (jika memilih aplikasi yang berbayar).
• Adanya manajemen update yang lebih teratur dan otomatis
• Memudahkan kolaborasi kerja dengan banyak pengguna
• Dimungkinkannya akses dokumen kapan pun dan dimana pun

Pada saat kita mulai beralih ke aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing, maka secara garis besar kita seakan-akan memindahkan pekerjaan-pekerjaan yang tekait dengan instalasi, pemeliharaan, update versi dan patch kepada pihak luar. Di sisi lain, dengan kelebihan yang ditawarkan, beberapa pihak masih menemukan beberapa kelemahan dari software berbasis cloud, diantaranya :

• Kekhawatiran penyalahgunaan data oleh penyedia layanan ataupun pihak luar
• Kemungkinan tidak berfungsinya (down) server penyedia layanan.

Untuk permasalahan terkait dengan penyalahgunaan data oleh pihak luar, sebagian besar penyedia layanan berhasil menjalankan perannya dengan baik dan dapat diandalkan. Selain dengan optimalisasi keamanan secara internal dalam aplikasi, saat ini penyedia aplikasi sudah mengantisipasi dengan adanya berbagai metode, seperti Attack Surface Analysis, Intrusion Prevention atau Intrusion Detection System, guna mengantisipasi kemungkinan terjadinya serangan. Sedangkan terkait dengan kekhawatiran penyalahgunaan data oleh penyedia layanan, pengguna perlu memastikan dengan baik bahwa pihak penyedia aplikasi sudah menerapkan sistem perlindungan data yang sesuai dengan standar keamanan data pengguna, dan juga memberikan jaminan SLA (Service Level Agreement) yang jelas.

Permasalahan lain yang banyak dikhawatirkan oleh pengguna saat ingin memutuskan untuk beralih ke aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing adalah terkait kemungkinan terjadinya gangguan pada server sehingga aplikasi tidak dapat berjalan dengan baik. Untuk menjawab kekhawatiran tersebut, kini cukup banyak penyedia layanan cloud yang menjanjikan jaminan SLA  “99.9% uptime guarantee”, yang berarti toleransi waktu server yang down maksimum hanya 0.1% dari total pemakaian setiap bulannya. Adapun contoh perhitungannya adalah :

99.9 % = 30 hari x 24 jam x 60 menit x (100-99.9) / 100

99.9 % = 43200 menit x (0.1) / 100

99.9 % = 43.2 menit (down time maksimum)

Yang perlu diketahui, adanya jumlah down time maksimum tersebut tidak berarti server aplikasi dibuat untuk down / tidak berfungsi selama 43.2 menit setiap bulannya. Down time yang dimaksud di atas bertujuan untuk mengantisipasi kebutuhan waktu bagi proses-proses pemeliharaan server, reboot, troubleshooting, dan sebagainya. Di sisi lain, pihak penyedia layanan pasti berusaha dengan baik untuk menjaga komitmen kepada pengguna dengan menjaga uptime guarantee yang dijanjikan dengan semaksimal mungkin.

Dengan berbagai keistimewaan dan solusi yang ditawarkan oleh aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing, pengguna aplikasi desktop dapat mulai mempertimbangkan keunggulan dan kelemahan yang ada untuk memutuskan aplikasi perkantoran jenis mana yang lebih cocok untuk mendukung kualitas dan kenyamanannya dalam bekerja.

Pada artikel minggu depan, akan dikupas lebih mendalam mengenai beberapa aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing dengan keunggulan dan kekurangan yang ada.

[sumber : http://www.cloudindonesia.or.id]